La pandémie a considérablement accéléré la réflexion autour des enjeux organisationnels liés à la gestion du télétravail.  Dans les prochains mois, les entreprises auront tout avantage à mettre en place une politique spécifique au retour au travail dans un contexte post-pandémique.  En raison des bienfaits démontrés du télétravail, plusieurs organisations songent à intégrer un modèle de travail hybride.

Dans son nouvel Outil de diagnostic et d’aide à la prise de décision sur le travail hybride, l’Ordre des CRHA définit le modèle de travail hybride comme un mode d’organisation du travail où une équipe ou une entreprise effectue les tâches requises une partie de son temps sur le lieu de travail et une partie à distance, voire depuis un tiers-lieu (espaces de travail collaboratif).  Le modèle de travail hybride est conçu avec une flexibilité intégrée pour augmenter la productivité, ainsi que la satisfaction, la santé et le bien-être des employés.  Par ailleurs, il est réaliste de croire que ce modèle permettra à plusieurs entreprises de se positionner avantageusement dans l’atteinte de leurs objectifs de recrutement et de rétention de la main d’œuvre.  Pour les organisations qui emboiteront le pas, la transition vers un modèle hybride nécessitera un ajustement des pratiques de gestion de la part des dirigeants par rapport au modèle d’affaires (politiques, pratiques, processus) et à la culture d’entreprise.

Pour la vaste majorité des entreprises, la mise en place d’un modèle de travail hybride mènera à une réflexion stratégique autour de l’environnement de travail. En effet, plusieurs entreprises saisiront l’opportunité de réduire l’aire d’espaces locatifs afin de diminuer les dépenses associées à l’immobilier. Ce changement favorisera l’accélération de la mise en place des bureaux non assignés ou également appelés « shared desking ».  Le principe du shared desking consiste pour les employés à choisir et réserver un espace de travail en fonction de l’activité à réaliser au bureau lorsqu’ils y seront. Il y aura automatiquement moins d’espaces de travail attitrés.

D’un point de vue ergonomique, la mise en place d’un modèle de travail hybride amènera des enjeux articulés autour de deux (2) principaux axes :

  • la mise en place des bureaux non-assignés;
  • le télétravail.

L’équipe d’Ergokinox est en mesure de vous appuyer dans la gestion stratégique de ces enjeux.

Gestion des enjeux ergonomiques liés à la mise en place des bureaux non-assignés

  • Gestion du changement – Formation des employés

La nouvelle réalité associée au fait que les employés devront s’installer sur un poste de travail différent lors de chaque visite au bureau bouleverse totalement le paradigme selon laquelle l’ergonome pouvait adapter le poste de travail à l’employé.  Dans ce contexte, la stratégie d’intervention devra être adaptée à la nouvelle réalité.  D’emblée, le fer de lance d’une gestion efficace des enjeux ergonomiques impliquera nécessairement une prise en charge individuelle de l’ajustement ergonomique de son poste de travail.  Pour ce faire, les employés devront être informés sur les principes d’ajustement d’un poste de travail.

Un ergonome d’Ergokinox peut offrir des plages de disponibilités pour enseigner aux employés les principes d’ajustement des postes de travail et leur indiquer clairement des points de repères de façon à ce qu’ils soient en mesure de se repositionner convenablement lors des prochaines visites au bureau.

Ergokinox a développé des capsules vidéos interactives permettant d’informer efficacement les travailleurs sur les principes d’ajustement d’un poste de travail multi-utilisateurs.  De plus, nous avons élaboré un formulaire d’autodiagnostic qui permet à l’employé de s’assurer que l’ajustement effectué est adéquat.

  • Choix de l’ameublement

Puisque certains employés devront ajuster quotidiennement leur poste de travail, le choix d’un mobilier facilement ajustable est crucial. L’entreprise devra s’assurer que le mobilier sera suffisamment ajustable pour une majorité significative des travailleurs et que les ajustements pourront être effectués facilement. Il sera certainement plus bénéfique d’opter pour des surfaces à hauteur réglable afin de maximiser le pourcentage de la population pouvant y travailler confortablement et ce, sans l’ajout d’accessoires ergonomiques supplémentaire (ex: repose-pieds).

Via notre service Ergoplanix, l’équipe d’Ergokinox est en mesure de vous appuyer dans l’acquisition stratégique du mobilier.

  • Formation des personnes ressources (ergo-coachs)

La présence régulière de collègues en mesure d’intervenir de façon efficace au niveau de l’ergonomie des postes de travail favorisera une gestion proactive des interrogations des travailleurs. Ces intervenants de première ligne pourront répondre aux questions des travailleurs et les aider à cibler les bons ajustements lorsqu’ils s’installent à leur poste de travail.

Ergokinox offre une formation spécifique visant à former des ressources à l’intérieur de votre entreprise.

Gestion des enjeux liés au travail à la maison

Ergokinox a publié un guide sur la Gestion proactive d’une politique ergonomique liée au télétravail

Essentiellement, une entreprise proactive devrait établir une politique claire autour des enjeux ergonomiques liés au télétravail en traitant des cinq (5) aspects suivants :
  • Diagnostic
  • Matériel
  • Communication
  • Évaluation
  • Prise en charge.

Voici un sommaire de ces cinq (5) étapes :

  • Diagnostic

Dans l’optique d’intervenir efficacement et mieux répondre aux enjeux individuels et organisationnels reliés au télétravail, la réalisation d’un diagnostic de la situation actuelle est essentielle. Un questionnaire bien élaboré permettra d’établir le portrait de la situation en matière d’équipement utilisé, mais aussi en matière de conscientisation de vos employés à leur environnement de télétravail. Cette étape vous permettra d’identifier les priorités d’action, ainsi que de dresser les écarts entre l’inventaire disponible et celui à considérer pour corriger la situation. Pour vous supporter, Ergokinox a préparé un formulaire Autodiagnostic permettant à l’employeur de réaliser facilement cet exercice. Cet outil est disponible en version électronique afin que vos employés puissent le compléter rapidement et que vous puissiez recevoir automatiquement une compilation des résultats facile à interpréter.

  • Matériel

Une fois le diagnostic complété, vous devez prioriser vos interventions.  Nous vous recommandons fortement de mettre en place une politique claire en matière de télétravail, incluant une section sur les équipements ergonomiques fournis par l’employeur. Ergokinox a créé un Guide d’achat d’équipements spécifique au télétravail. Il nous fera plaisir de collaborer avec vous en amont de votre démarche, en s’adaptant aux besoins de votre organisation, afin d’optimiser les décisions et orientations qui auront un impact humain et financier important. Pour optimiser la gestion des demandes à la suite des résultats du questionnaire et pour assurer la qualité et l’uniformité du matériel ergonomique éventuellement à fournir, nous croyons qu’il faut diriger les choix vers les orientations recommandées par l’organisation plutôt que d’octroyer un budget discrétionnaire aux gestionnaires et employés.  Une des pistes de solutions se trouve à offrir une liste de matériels préalablement approuvés pour les besoins spécifiques du télétravail, qui ont émergé grâce au diagnostic.

  • Communication

Puisque fournir du matériel ergonomique adapté aux besoins du télétravail ne suffit pas à limiter les risques de troubles musculosquelettiques, nous vous recommandons fortement de créer un système d’information et de communication quant aux bonnes pratiques d’ajustement du poste de télétravail.  Ergokinox a conçu du matériel pédagogique spécifique aux enjeux du télétravail, qui peut être utilisé via plusieurs plateformes technologiques.  Ces outils permettent de comprendre les principes de base d’ajustement d’un poste de travail et ainsi optimiser la position de travail.

  • Évaluation

En tant qu’entreprise proactive responsable et pour vous assurer de respecter votre obligation envers la LSST, la phase d’évaluation consiste à demander à vos employés de vous transmettre quelques photos de leur poste de travail et ainsi, les jumeler à l’auto-évaluation complétée à la phase du diagnostic.  Ergokinox a conçu un audit d’évaluation afin de comparer le poste de travail de l’employé avec les standards que vous aurez déterminés.  L’audit permet donc de mesurer les écarts et ainsi prendre les mesures nécessaires selon les résultats de l’évalua